Comment choisir un copieur professionnel pour son entreprise

Guide complet + check-list pratique

Choisir un copieur professionnel est une décision stratégique pour toute entreprise. Un mauvais choix peut entraîner des coûts cachés, des pannes fréquentes et une perte de productivité. À l’inverse, un copieur adapté permet de réduire les coûts d’impression, d’optimiser les flux de travail et d’assurer une continuité d’activité.

Dans ce guide, CopieurPro vous explique comment choisir le bon copieur professionnel pour votre entreprise, étape par étape.

1. Définir précisément les besoins de votre entreprise

Avant de comparer les modèles, il est essentiel d’analyser votre usage réel.

Les questions clés à se poser

  • Combien de pages imprimez-vous par mois ?

  • Combien de collaborateurs utilisent le copieur ?

  • Imprimez-vous principalement en noir & blanc ou en couleur ?

  • Avez-vous besoin du format A3 ou seulement du A4 ?

  • Scannez-vous régulièrement des documents ?

  • Vos documents sont-ils sensibles (confidentialité, RGPD) ?

👉 Erreur fréquente : choisir un copieur surdimensionné ou, au contraire, trop limité. Les deux génèrent des coûts inutiles.

2. Choisir entre copieur A3 ou A4

Copieur A4

✔️ Adapté aux petites structures
✔️ Documents simples (factures, courriers)
❌ Limité pour les présentations ou plans

Copieur A3

✔️ Polyvalence (A4 + A3)
✔️ Idéal pour PME, cabinets, BTP, architecture
✔️ Meilleur coût par page sur le long terme

👉 Dans la majorité des entreprises, le copieur A3 est plus rentable, même si l’A3 est utilisé occasionnellement.

3. Évaluer le volume d’impression mensuel

Le volume est le critère n°1.

Volume mensuel Solution recommandée
< 500 pages Usage ponctuel
500 – 2 000 pages Copieur pro entrée de gamme
2 000 – 10 000 pages Copieur professionnel standard
+ 10 000 pages Copieur haute performance

Un copieur sous-dimensionné s’usera rapidement et générera des pannes répétées.

4. Vérifier les fonctionnalités essentielles

Un copieur professionnel moderne ne se limite pas à l’impression.

Fonctions indispensables

  • Impression recto-verso automatique

  • Scan vers email / dossier réseau

  • Photocopie rapide

  • Gestion multi-utilisateurs

Fonctions avancées utiles

  • Impression sécurisée par code ou badge

  • Comptabilité des impressions par utilisateur

  • Connexion réseau / cloud

  • Intégration GED

5. Toner ou encre : le choix technologique

Pour un usage professionnel, le toner (laser) est généralement préférable.

Pourquoi le toner est plus adapté aux entreprises

  • Coût par page plus faible

  • Fiabilité sur gros volumes

  • Moins de pannes liées aux consommables

  • Meilleure longévité

👉 Les imprimantes à encre sont rarement adaptées à un usage professionnel intensif.

6. Achat ou location de copieur professionnel ?

Achat

❌ Investissement initial élevé
❌ Maintenance souvent non incluse
❌ Coûts imprévisibles

Location / abonnement (solution privilégiée)

✔️ Budget mensuel maîtrisé
✔️ Maintenance incluse
✔️ Intervention rapide en cas de panne
✔️ Matériel toujours adapté à votre évolution

👉 Aujourd’hui, la majorité des entreprises optent pour la location.

7. L’importance du contrat de maintenance

Un copieur sans maintenance est un risque opérationnel.

Un bon contrat inclut :

  • Maintenance préventive

  • Dépannage rapide

  • Remplacement des pièces

  • Fourniture des consommables (hors papier)

Chez CopieurPro, la maintenance est intégrée pour garantir une continuité d’activité.

8. Choisir un prestataire spécialisé

Le choix du prestataire est aussi important que le matériel.

Pourquoi éviter les fournisseurs généralistes

  • Peu de suivi

  • SAV lent

  • Solutions standardisées

Avantages d’un spécialiste comme CopieurPro

  • Audit gratuit de vos besoins

  • Recommandation sur mesure

  • Installation clé en main

  • Support réactif

Check-list : êtes-vous prêt à choisir votre copieur ?

✅ Volume d’impression défini
✅ Besoin A3 ou A4 identifié
✅ Fonctions nécessaires listées
✅ Choix toner validé
✅ Location ou achat décidé
✅ Maintenance incluse
✅ Prestataire fiable sélectionné

Conclusion

Choisir un copieur professionnel pour son entreprise ne doit jamais être fait au hasard. Un bon choix permet de réduire les coûts, d’améliorer la productivité et d’éviter les interruptions d’activité.

👉 Besoin d’aide ?
CopieurPro vous propose un diagnostic gratuit et une solution d’impression clé en main, adaptée à votre entreprise.

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Le parcours de votre commande, étape par étape

1️⃣

1. Demande de devis

Vous effectuez une demande de devis depuis : la page d’accueil, la page contact, ou directement depuis la page d’un produit.

2️⃣

2. Prise de contact personnalisée

Vous êtes contacté par un conseiller CopieurPro.fr. Ensemble, vous définissez le modèle d’imprimante, les options, le volume d’impression et le coût à la page.

3️⃣

3. Devis clair et détaillé

Un devis écrit vous est envoyé par email : loyer mensuel, coût à la page, services inclus, conditions contractuelles.

4️⃣

4. Validation et signature

Vous acceptez et signez le devis après avoir pris connaissance de l’ensemble des termes.

5️⃣

5. Livraison et installation

Votre imprimante est livrée, installée et configurée par nos techniciens CopieurPro.fr. Le contrat démarre à ce moment-là.

6️⃣

6. Relevés compteurs transparents

Tous les mois ou tous les 3 mois : relevé compteur validé avec vous, servant de base à la facturation.

7️⃣

7. Impression en toute liberté

Cartouches illimitées, aucune avance de trésorerie, aucune surprise même en cas de forte impression.